Секретарь

Осуществлять делопроизводство посредством использования автоматизированной системы электронного документооборота «VipNet», Web интерфейс СЭД на базе которой секретарем осуществляется:

а)  прием и регистрация входящей корреспонденции, устных и письменных обращений граждан;

б) направление входящей корреспонденции в  соответствующие структурные подразделения учреждения;

в) передача полученных документов на исполнение;

г) отслеживание хода исполнения документов с пометкой «На контроле», информирование работников о предстоящей дате исполнения документа;

д) регистрация документов, циркулирующих внутри учреждения;

е) регистрация поступающих из вышестоящих инстанций  документов организационно-правового характера (указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти);

ж) регистрация исходящей корреспонденции, проставление отметки об исполнении документа;

з) отправление исполненной документации адресатам;

и) обеспечение сохранности проходящей документации;

 Осуществлять архивное делопроизводство посредством:

а) принятия поступивших от подразделений документов на бумажном носителе в архив;

б) обеспечения отбора, упорядочения, комплектования и сохранности принимаемых в архив документов;

в) проверки правильности оформления и при необходимости оформления принимаемого дела: описания дела на обложке, брошюровки, нумерации листов, составления заверительной надписи;

в)  создания справочного аппарата к принимаемым в архив документам (опись дел);

г) ведения учета дел постоянного и временного хранения;

д) участия в разработке номенклатуры дел учреждение;

е) обеспечения строгого соответствия оформления принимаемых в архив документов номенклатуре дел, утвержденной в учреждении;

ж) ведения учёта принятых в архив документов;

з) выдачи в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составления необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива;

и) контроля за сроком хранения архивных дел;

к) организации мероприятий по уничтожению и списанию архивных дел временного срока хранения с истекшим сроком хранения;

         л) подготовки и своевременной передачи на государственное хранение образующихся в деятельности учреждения документов Архивного фонда Российской Федерации; подготовка актов  для передачи документов на государственное хранение;

м) создания  и поддержания в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности принятых на хранение дел.