Персональный ассистент проректора (помощник) Санкт-Петербург

1. Обеспечение работы приемной проректора:

• прием и распределение входящих звонков;
• прием, распределение и первичная проверка входящей и исходящей корреспонденции;
• прием и координация посетителей;
• составление писем, служебных записок по поручению руководителя;
• подготовка проектов приказов в системе электронного документооборота.

2. Организация встреч и поездок:

• ведение календаря руководителя (планирование рабочего дня; составление и координация графика мероприятий, встреч, поездок);
• уведомление и координация действий лиц, принимающих участие во встречах;
• ежедневное оповещение руководителя о запланированных мероприятиях;
• подготовка обзорной информации к планируемым встречам (сбор необходимых материалов, подготовка материалов для презентаций);
• организация и протоколирование совещаний, фиксация и рассылка поручений, контроль их исполнения;
• travel-поддержка руководителя (заказ билетов, транспорта, гостиниц, регистрация на мероприятия и др.), оформление командировок;
• отслеживание памятных дат (проф. праздники, дни рождения и др.), подготовка и рассылка поздравлений;
• выполнение отдельных поручений руководителя.