офис-менеджер

- Обеспечивает своевременное осуществление приема входящей корреспонденции, подготовки исходящей корреспонденции для отправки почтой/курьерскими компаниями и др., а также первичную обработку корреспонденции (в т.ч. посредством эл.почты), в соответствии с утвержденными процедурами;

- Осуществляет учет и регистрацию поступающей и отправляемой корреспонденции;

- Распределяет входящую бумажную корреспонденцию по ячейкам соответствующих подразделений, а также перенаправляет (получение, отправка) писем с официальных почтовых адресов компании;

- Ведет непосредственное взаимодействие со службами АО «Почта России» в рамках исполнения действующих договоров (запрос и получение необходимой информации, подготовка отчетных бухгалтерских документов и пр.);

- Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись генеральному директору, директорам дивизионов и директорам департаментов;

- Протоколирует и формирует протоколы совещаний;

- Ведет поиск информации по запросу руководителя;

- Обеспечивает систематизацию и архивное хранение внутренней и внешней документации по всем полученным документам и отправкам;

- Отвечает за своевременную доставку документов, грузов по направлению административно-хозяйственного отдела;

- Осуществляет оперативный приём и распределение входящих телефонных звонков компании (мини АТС);

- Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии директоров компании, контрагентов и гостей, в т.ч. по подготовке конференц-залов и кабинетов, по подключению участников ВКС;

- Организует прием внешних посетителей и делегаций;

- Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

- Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня;

- Сообщает своему непосредственному руководителю обо всех отклонениях, выявленных при выполнении своих должностных обязанностей;

- Выполняет другие поручения непосредственного руководителя и генерального директора, связанные с профессиональной деятельностью;

- Соблюдает правила пользования электронной почтой;

- Соблюдает требования охраны труда;

- Контролирует исправность используемых оборудования и инструментов в пределах выполнения своей трудовой функции;

- Использует и правильно применяет средства индивидуальной и коллективной защиты;

- Проходит в установленном порядке обучение по охране труда, в том числе обучение безопасным методам и приемам выполнения работ;

- Соблюдает конфиденциальность информации;

- Соблюдает сроки и правила подготовки документов;

- Обеспечивает сохранность документов;

- Придерживается доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами, гостями и коллегами по работе;

- Соблюдает нормы и правила делового общения, служебную субординацию.