Офис-менеджер Москва

Обязанности:

1. Сопровождение, систематизация и ведение процесса документооборота:

- ведение реестров, сканирование документов, отправка корреспонденции;

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией с различных источников (подготовка и отправка сопроводительных писем, запросов, ответов, распределение корреспонденции, поступающей на электронную почту, по ответственным исполнителям);

- ведение реестра исходящей и входящей корреспонденции, договоров, актов, приказов и иной документации;

- ведение реестра доверенностей, протоколов, реестра оплат.

2. Взаимодействие с клининговой службой, подрядчиками по содержанию и обеспечению работы офиса, поставщиками товаров по обеспечению жизнедеятельности офиса, составление и редакция договоров аренды, коммуникация с сотрудниками офисного здания и арендаторами.

3. Оформление служебных записок на оплаты командировок.

4. Формирование реестра счетов по общехозяйственным расходам.

5. Ежеквартальное проведение инвентаризации общехозяйственных средств.

6. Организация внутренних встреч и корпоративных мероприятий.

7. Организация поздравлений и подарков для сотрудников и партнеров компании.

8. Организация командировок руководителя и сотрудников компании (включая бронирование гостиниц, заказ билетов, заказ такси, оформление документов).

9. Ведение контроля подписания договоров и возврата оригиналов документов, контроль логистики документов.

10. Административная поддержка офиса:

- работа с почтовыми (курьерскими) службами;

- работа с оргтехникой;

- организация совещаний, встреч (бронирование и подготовка переговорных комнат), протоколирование совещаний.

11. Встреча гостей и оформление пропусков.

12. Выполнение других поручений руководителей и т.д.