Менеджер бэк-офиса Москва

Регион: Москва МО

Дополнительная информация по адресу: г Москва, Москва, Одесская улица, 2кА

Обязанности: 1. Обработка входящих заказов и ведение базы данных • Ввод новых заказов, поступивших от менеджеров, в CRM-систему или другую учетную систему. • Проверка полноты и корректности информации в заказе (реквизиты клиента, номенклатура, цены, условия поставки). • Присвоение заказу внутреннего номера и его дальнейший учет. • Обновление статусов заказов (например, «в работе», «отгружен», «оплачен»). 2. Работа с документацией (Документооборот) • Подготовка первичных документов: создание счетов на оплату, договоров, счетов-фактур, актов, накладных (ТОРГ-12, УПД). • Проверка документов от клиентов: сверка полученных счетов, договоров и спецификаций на соответствие условиям сделки. • Отправка документов клиентам по электронной почте или через системы электронного документооборота (СБИС, Диадок и т.д.). • Архивация и систематизация электронных и бумажных версий документов. 3. Взаимодействие со смежными отделами • С отделом логистики: передача заданий на отгрузку, уточнение сроков и способов доставки, отслеживание статуса отгрузок. • С складом: проверка наличия оборудования, резервирование позиций по заказу, согласование отгрузочных документов. • С финансовым отделом (бухгалтерией): передача информации об оплатах, закрывающих документов, решение вопросов по просроченной дебиторской задолженности. • С юридическим отделом: согласование нестандартных условий в договорах. 4. Контроль финансовых потоков • Отслеживание поступлений оплат от клиентов. • Сверка платежей со счетами. • Контроль дебиторской задолженности: подготовка реестров просроченной задолженности, напоминание менеджерам о необходимости связаться с клиентом для погашения долга. • Участие в актах сверки взаимных расчетов с контрагентами. 5. Аналитика и отчетность • Формирование регулярных отчетов для руководства: - Отчет по продажам за период. - Отчет по выполнению плана. - Отчет по отгрузкам и остаткам. - Отчет по дебиторской задолженности. • Подготовка отчетов для менеджеров (например, по их личным продажам или по клиентам). 6. Поддержка менеджеров и клиентов (внутренняя) • Ответы на внутренние запросы менеджеров по поводу статуса заказов, наличия товара, документов. • Решение нестандартных ситуаций (например, срочный перенос даты отгрузки, замена товара в заказе). • Обработка входящих звонков от клиентов по вопросам, связанным с документами, оплатой или статусом заказа (не с первичными продажами). Требования: • Усидчивость и стрессоустойчивость: работа монотонная, требует высокой концентрации, особенно в конце месяца/квартала. • Организованность и многозадачность: необходимо одновременно вести несколько процессов. • Техническая грамотность: уверенное владение ПК (Excel — на уровне продвинутого пользователя, 1С, CRM-системы), офисной техникой. • Коммуникабельность: умение четко и грамотно излагать информацию как устно, так и письменно в рамках взаимодействия с коллегами. • Знание CRM-систем (например, Bitrix24, Salesforce, amoCRM) • Базовые знания в области бухгалтерского учёта и документооборота • Владение Excel / Google Таблицами на уровне формул и сводных таблиц. Мы предлагаем Вам: Трудоустройство с первого дня, белая ЗП дважды в месяц, окладная часть + % за выполнение KPI. Работа в офисе, оплачиваемые обеды, кофемашина и бесплатная парковка. Гибридный график работы с часовым обеденным перерывом. Индивидуальное рабочее место, набор канцтоваров, компьютер или ноутбук. Активное участие в жизни компании, включая организацию двух масштабных корпоративов, а также предоставление дополнительных бонусов в виде подарков на дни рождения, новогодних сюрпризов для детей и корпоративного мерча.

Специальность: Менеджер бэк-офиса

Режим работы: Полная занятость

Характер работы: Полный рабочий день

Источник информации: Вакансия интернет ресурса

Образование: Не указано

Опыт работы (лет): 1

Дата: 2025-10-17