Координатор отдела продаж Москва

В Bayer мы смотрим в будущее и наше предназначение – борьба с самыми трудными вызовами и создание мира, в котором наша цель, мир без болезней и голода, не будет казаться мечтой, а станет вполне осуществимой реальностью. Нами движет энергия, любопытство и преданность делу. Мы непрерывно учимся, извлекая уроки из всего, что нас окружает. Мы расширяем границы мышления и совершенствуемся, чтобы по-новому взглянуть на вещи, которые считались невозможными. Есть множество причин, почему нас выбирают, и, если вы действительно хотите, чтобы ваш профессиональный путь был разносторонним и осмысленным, если ваша мечта – стать частью яркого и многогранного сообщества, если вы горите желанием сделать что‑либо действительно значимое, сделайте правильный выбор.

Позиция: Координатор отдела продаж

Дивизион: Pharmaceuticals (Радиология)

Обязанности:

• Обработка входящей / исходящей корреспонденции и грузы: приём / отправка, в том числе за пределами офиса, получение по почте. Оформление заявки, ведение учёта, регистрации. Передача задач в соответствии с решением руководителя конкретным исполнителям, контроль исполнения;
• Выполнение машинописных и копировально-множительных работ. Хранение документации. Подача заявки на канцелярские товары и визитки, а также иные хозяйственные нужды для сотрудников региона, распределение и ведение учета;
• Ведение табельного учета рабочего времени сотрудников региона, предоставление информацию в отдел персонала и руководителю региона,
• Собор / отслеживание счетов и оформление документов на безналичную оплату согласно требованиям, составление ваучеров по поручению руководителя;
• Организация приема посетителей. Осуществление организационной подготовки заседаний и совещаний, проводимых в регионе: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• Несение ответственности за противопожарную безопасность в отсутствие (отпуск, командировка, больничный лист) руководителя по административно-хозяйственной деятельности офиса;
• Консультирование региональных сотрудников по оформлению договоров, актов и контрольных листов мероприятий, согласно требованиям EFPIA; ведение учета затрат на безналичную оплату гонораров федеральным, региональным и локальным лидерам мнений региона в системе документооборота «e-COM». Изучение директив, адресная рассылка и оказание консультативной поддержки сотрудникам региона,
• Организация служебных командировок руководителей отделов и логистики для бизнес-партнеров в рамках директивы №44, а также для сотрудников отдела по запросу: заказ проездных документов, бронирование гостиницы, программа и пр. Заказ такси и трансферов для руководителей и по запросу для сотрудников отдела, оформление авансовых отчётов руководителей регионов, консультирование сотрудников регионов во время оформления авансовой отчётности и проверка на корректность;
• Осуществление мониторинга аукционов, ведение базы аукционов, предоставление данных руководителям регионов на ежедневной основе, сотрудникам отдела еженедельно;
• Оказание помощи, консультирование руководителей и сотрудников отдела по оформлению и документообороту при организации маркетинговых мероприятий регионов в рамках директив по организации мероприятий (№44) и по НМО (№RU-SOP-007-BPD). По запросу отдела маркетинга осуществление сбора информации у сотрудников регионов, после утверждения у руководителей регионов централизованная передача её согласно установленным срокам (Маркетинговые планы, аппликационные тренинги, мастер-классы, научно-практические циклы, международные и национальные конгрессы, формы для подачи в Росздравнадзор и др.). Отслеживание квоты регионов на зарубежные и Российские конгрессы, обучающие научно-практические циклы после утверждения квот руководителями с отделом маркетинга;
• Внесение новых экспертов в эл. систему документооборота «e-COM», одобрение гонораров в соответствии с гонорарной сеткой, оформляет договоры, ПУРы и актов на оплату гонораров. Координация заполнения систем «RAM» и «е-CОМ» сотрудниками отдела продаж, в том числе отслеживание своевременность предоставленных данных;
• Обеспечение поддержки организации региональных маркетинговых мероприятий в рамках директив по организации мероприятий (№44) и по НМО (№RU-SOP-007-BPD): создание заявки; обеспечение взаимодействия всех отделов, вовлеченных в организацию мероприятия, документооборот и оплата (юридический отдел, отдел закупок, бухгалтерия и др.); своевременно проставление GR - принятие услуги в SRM.
• Координирование оплаты текущих счетов по региональным мероприятиям, которые организованы без участия отдела закупок. Консультация региональных сотрудников по оформлению договоров, актов и контрольных листов мероприятий, согласно требованиям EFPIA, ведение учёта затрат на безналичную оплату гонораров лидеров мнений региона в системе документооборота. Изучение директивы и оказание консультативной поддержки сотрудникам региона,
• Ежемесячно совместно с региональным менеджером проверка и, при необходимости, корректировка расходов по Marketing External и P&I региона на основании данных отдела контроллинга. Взаимодействие с отделами: контроллинг, бухгалтерия, отдел закупок и др,
• Консультирование сотрудников отдела продаж, включая региональных менеджеров, по данным в BI-отчетах, Navicon,
• Сбор и предоставление данных по запросу кросс-функциональных отделов, которым нужна информация из регионов,
• Управление эффективностью отдела (выработка KPI и инструментов для измерения эффективности сотрудников, постановка целей и отслеживание результатов, предоставление обратной связи, планов развития на год и др.), также обеспечение своевременного и качественного ведения всех процессов в корпоративной системе MyServices (описание позиции и ее оценка, PMP – Управление эффективностью, DD – Диалог о развитии, Talent Management – Управление талантами и проч.) (для руководящих должностей).

Для нас важно:

• Высшее образование,
• Стаж работы в должности координатора или ассистента в иностранной компании не менее 1 года,
• Знание основ делопроизводства,
• Надежность, исполнительность и пунктуальность,
• Дисциплинированность и личная организованность,
• Способность работать в стрессовых ситуациях,
• Хороший уровень владения английским языком (письменным и устным),
• Хороший уровень владения ПК и другой организационной техникой,
• Развитые ключевые компетенции:
• Нацеленность на результат;
• Сотрудничество;
• Доверие;
• Планирование и согласованность.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной международной компании.
• Стабильную заработную плату, возможность получить годовой бонус.
• Компенсацию питания.
• 5 недель оплачиваемого отпуска.
• ДМС, страхование жизни и страхование от несчастных случаев.
• Гибридный режим работы.
• Корпоративные программы обучения и развития сотрудников.