Делопроизводитель (Департамент ИТО) Санкт-Петербург

-Ищем НЕ секретаря!!!!!! (НЕ нужно заказывать воду, канцелярию, принимать звонки, покупать билеты, бронировать отели и т.д.), а полноценного помощника - активного человека, умеющего думать, быстро анализировать информацию и работать с ней, воспринимать поручения с полуслова и исполнять их в максимально сжатые сроки;

- Полное погружение и ориентирование в объектах департамента (около 50 объектов строительства и реконструкции как площадных, так и линейных). Необходимо четко ориентироваться и понимать текущую ситуацию на объектах: начиная от стадии заключения государственного контракта и наименования подрядной организации, заканчивая производимыми в настоящий период времени работами на объекте, финансированием, вводом в эксплуатацию и т.д. и т.п.).

- Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка большого количества проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы по тематике ПИР СМР;

- Подготовка аналитических материалов (справок, таблиц) по тематике ПИР СМР;

- Активное, постоянное взаимодействие с сотрудниками учреждения (технический, строительный надзор, проектировщики, сметчики, юристы и т.д.), а также с подрядными организациями;

- Работа в ЕСЭДД (необходимо понимать принципы работы в ЕСЭДД, ежедневно расписывать документы по принадлежности вопросов исполнителям, принимать отчеты, работать с карточками документов и т.д.);

- Контроль исполнительской дисциплины по департаменту (необходимо контролировать сроки исполнения документов, взаимодействовать с сотрудниками в целях недопущения нарушения сроков исполнения документов, при необходимости самостоятельно подготавливать ответы на контрольные поручения;

-Корректировка и редактирование текстов документов, связанных с проектированием, строительством и реконструкцией площадных и линейных объектов, которые подготавливают другие сотрудники департамента. Обеспечение качественной (отсутствие грамматических, пунктуационных, стилистических и смысловых ошибок, оформление документов согласно установленным стандартам инструкции по делопроизводству) подготовки всех документов департамента;

-Ведение журнала командировок (необходимо постоянно обладать информацией на каком объекте или на каком выезде находится каждый сотрудник департамента, с какой целью он туда поехал, когда вернется и т.д.);

- Выполнение поручений руководителя.