Специалист отдела учебно-методического обеспечения филиалов Санкт-Петербург

·                   осуществлять подготовку проектов приказов по движению контингента обучающихся в закрепленных за ним филиалах (перевод с курса на курс, восстановление, отчисление, предоставление академического отпуска и т.д.) на основании представлений директоров филиалов;

·                   осуществлять своевременное внесение информации в базу данных обучающихся закрепленного за ним Филиала, отображая в ней все этапы движения контингента на основании изданных приказов, с указанием их реквизитов;

·         выполнять сбор и осуществлять проверку сведений, предоставленных филиалами, закрепленными за специалистом отдела, о выданных документах об образовании и (или) квалификации, последующую передачу указанных сведений в соответствующее структурное подразделение университета для внесения в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) квалификации, документов об обучении»;

·         осуществлять комплектование документов для последующей отправки в филиалы через общий отдел университета или иными способами;

• формировать заявки структурного подразделения на канцелярские товары, получать их и вести учет;
• осуществлять контроль за состоянием делопроизводства отдела, в том числе электронного документооборота с использованием электронной почты;
• оформлять и выдавать обучающимся (или передавать в филиал) справки об обучении/о периоде обучения лиц, не завершивших обучение;

·         осуществлять оперативный контроль за предоставлением филиалами запрашиваемой информации;

·                   принимать поступающую на рассмотрение руководителя структурного подразделения корреспонденцию, передавать её в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

·                   следить за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, передаваемых руководителю структурного подразделения на подпись, обеспечивать их качественное редактирование;

·         печатать по указанию руководителя структурного подразделения служебные материалы;

·         осуществлять ведение и хранение документации отдела организационного обеспечения управления по региональному образованию согласно номенклатуре дел.