Специалист административно-управленческого аппарата (помощник руководителя филиала) Иваново

 -   Ведет делопроизводство Ивановского филиала РАНХиГС:

 - Принимает поступающую на рассмотрение руководителю филиала корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для пользования в процессе работы либо подготовки ответов.

 - Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

- Принимает документы и заявления на подпись руководителя филиала. Отправляет при необходимости исполненную документацию по адресатам, в т.ч. с использованием системы электронного документооборота «Директум».

- Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

- Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществляет контроль за исполнением работниками филиала изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя филиала, взятых на контроль.

- Обеспечивает рабочее место руководителя филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

 - Выполняет иные поручения руководства филиала, отданные в пределах должностных полномочий.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для размещения на официальном сайте Ивановского филиала РАНХиГС, и отслеживает актуальность размещенной ранее информации в рамках возложенных полномочий.